Les différents niveaux de sites
Pour répondre aux attentes des publics, on peut distinguer généralement trois différents niveaux d’information (Uhde, 1996 : 206).
Le premier niveau, le plus basique, comprend les sites de présentation générale des services d’Archives. Ils contiennent les informations pratiques sommaires comme les coordonnées de contact, les heures d’ouverture, une description sommaire des fonds (type et volume), et éventuellement un manuel de l’utilisateur. Différentes options existent pour accéder aux fonds ou aux collections : classement alphabétique (voir un exemple : Fonds public des Archives de la Ville de Genève), thématiques (voir un exemple : Archives nationales du Royaume-Uni), chronologique (voir un exemple : Archives d'Etat de Fribourg), plan de classement (voir un exemple : Archives cantonales vaudoises). Il est bien évidemment possible, voire recommandé, de proposer différentes options d’accès, qui correspondent à différents besoins.
Le deuxième niveau intègre les fonctions de recherche dans les archives, c'est-à-dire que les inventaires des fonds sont accessibles en ligne, selon différents procédés : numérisation partielle ou totale des inventaires mise en ligne de leur format image, conversion des inventaires Microsoft Word en format HTML grâce au programme rtf_to_html, proposition d’outils de recherche dynamiques, c'est-à-dire des interfaces de recherche en ligne. A ce niveau, il est aussi possible de permettre au chercheur une recherche simultanée sur plusieurs catalogues (voir un exemple : Archives Canada).
Le troisième niveau permet à l’utilisateur de consulter directement les pièces du fonds depuis son ordinateur. Dans ces cas les documents d’archives sont numérisés et accessibles au format image ou même en texte, possible grâce aux logiciels de reconnaissance optique des caractères. On peut alors parler d’"archives virtuelles" (Valacchi, 2003 : 190 et Lemay, 1998-1999 : 12).
De manière générale, la plupart des services d'Archives ont choisi de créer un site contenant différents niveaux d'information, chacun s'adressant à un public spécifique.
En plus des informations plus ou moins approfondies sur les fonds, il est possible d’intégrer au site web certains services complémentaires : didacticiel de recherche en archives (voir un exemple : Archives de la commune de Lucques), matériel pédagogique (voir un exemple : Archives départementales des Yvelines), foire aux questions (FAQ) (voir un exemple : Archives d'Etat de Berne), formulaire de demande de recherche (voir un exemple : Archives de la Banque Mondiale), etc. En complément, les expositions virtuelles sont un très bon moyen de mettre en valeur les fonds. Elles peuvent participer à la promotion de certaines archives qui seraient habituellement peu consultées. De la même manière, des galeries photographiques permettent de rendre plus attrayant un site d’Archives.
Le choix du niveau d’information proposé sur un site web d’archives dépend largement du système de gestion en place et des possibilités qu’il offre au niveau de la recherche et des formats de résultats Tous les systèmes de gestion de bases de données offrent actuellement des options de recherche et de rendu de rapports de recherche paramétrables, que ce soit en format SQL, standard le plus répandu, ou en XML, format de description de données digitales adopté de plus en plus largement et facilitant l’échange et la manipulation des données électroniques. XML a d’ailleurs été adapté à la norme ISAD(G) par l'élaboration de EAD, une définition de type de document (DTD) spécialement conçue pour la recherche Internet de données hiérarchisées d'archives. De nouveaux outils intégrant la DTD EAD sont actuellement en cours d’élaboration. Ils permettent de faciliter le travail de mise en place de cette norme.
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